Quem nunca foi convocado para uma reunião (ou mesmo calls – desde a pandemia esse formato aumentou drasticamente) e saiu com o pensamento “Isso poderia ter resolvido por um e-mail”.

Quem me conhece sabe muito bem o quanto eu abomino a ideia de fazer reuniões que você sai mais sem direcionamento do que quando entrou. Acredito, cada vez mais, que o tempo e o conhecimento são nossos maiores ativos. Portanto, não devem ser desperdiçados com ninguém ou momento algum.

Tenho tentado aplicar, em todas as ocasiões, um exercício simples. Todas as vezes que um cliente ou colaborador solicita uma reunião ou call, a primeira coisa que faço é entender qual o objetivo desse papo. Em seguida, avalio se esse tema, realmente, vale a pena uma hora do meu tempo e conhecimento.

Tenho acreditado, cada vez mais, na filosofia do ‘menos é mais’, portanto não acho que devemos aceitar todas as solicitações que nos são impostas (principalmente do dia para a noite).

É claro que, como todos sabem, não há fórmula mágica para absolutamente nada nessa vida, mas seguem abaixo algumas dicas simples para tornar reuniões mais produtivas:

Tenha um forte senso crítico: como comentei anteriormente, é preciso sair do automático e passar a exercer seu senso crítico de forma cada vez mais incisiva. Por isso, antes de sair alegre e serelepe dizendo “sim, claro, vamos fazer” para todo pedido que surgir, pare um instante e avalie, criteriosamente: qual o objetivo dessa reunião? Ela tem mais de três pessoas? (porque, geralmente, as que têm mais pessoas, são menos produtivas); consigo resolver esse assunto com poucos e-mails? Meu tempo e conhecimento poderiam estar sendo melhor empregados nesse período?

Após respondidas essas questões, tome a melhor decisão sobre participar de calls ou reuniões.

Administre as urgências: eu parto da premissa que planejamento e organização são essenciais para conseguir ter uma vida boa e produtiva no mundo corporativo. Por isso, geralmente entendo as urgências como algo que tinha tempo hábil para ser feito de forma adequada e alguém ficou postergando até o prazo ficar apertado o suficiente para se tornar uma urgência.

Além disso, acredito que quando tudo é urgente e prioridade, nada é! Então, caro leitor, tenha cuidado ao encarar tudo como emergência. Você entrará em um looping nocivo e difícil de sair.

Aprenda a falar NÃO: esse é, de longe, o exercício mais difícil de ser aprendido e aplicado. Somos ensinados, desde crianças, que devemos obedecer ordens sem questionar e que não é legal chatear os coleguinhas. Quando vamos para o mundo do trabalho, ainda carregamos essa ideia (bem errada) e acabamos falando SIM para tudo que nos pedem, ainda que isso prejudique nossos outros projetos, rendimento e produtividade e até mesmo nossa saúde mental.

Por isso, caro leitor, acho que já que estamos passando por intensos momentos de transformação, porque não transformarmos também a forma como encaramos determinadas atividades, pedidos e cobranças?!

Afinal, nossa produtividade, bem-estar e saúde mental valem mais que mil urgências e reuniões inúteis. Sejamos estratégicos e eficientes!